Coordination

La participation active aux efforts de coordination permet aux agences chefs de file de :

- La participation active aux efforts de coordination permet aux agences chefs de file de :
-    Établir une répartition claire des tâches et des responsabilités
-    évaluer la mesure dans laquelle les besoins sont collectivement satisfaits
-    Réduire les doubles emplois et combler les lacunes en matière de couverture et de qualité en temps utile.

En fonction des rôles et mandats convenus pour l'initiative de réhabilitation et de (re)construction, déterminez toutes les autorités et institutions avec lesquelles vous devrez collaborer, ainsi que les rôles qu'elles joueront dans la mise en œuvre du programme.

Communication

Maintenir des canaux de communication efficaces avec toutes les parties prenantes clés (c'est-à-dire les bénéficiaires, les partenaires, les autorités locales, les donateurs, le niveau inter-agences). Déterminer le moyen le plus approprié et le plus efficace de communiquer clairement, d'expliquer l'objectif d'une évaluation, le processus et l'étendue de l'aide disponible.

Évaluation

Dresser un inventaire des infrastructures existantes - nature et étendue des dommages causés - et évaluer la capacité restante.

Évaluation des dommages

Effectuer une évaluation préliminaire de la reconstruction et des besoins en ressources.

Évaluation des besoins

Les considérations de genre doivent être prises en compte lors de l'analyse des capacités et des besoins des personnes sinistrées. La planification, la conception et la reconstruction des infrastructures doivent être coordonnées avec le plan des options d'hébergement afin de garantir la disponibilité des services de base tels que l'eau, l'assainissement, la gestion des déchets solides, les installations sanitaires et l'éducation.

Évaluation de l'impact

Identifier l'impact probable de l'intervention à court et à long terme. S'assurer que l'infrastructure est durable d'un point de vue économique et social (culturel et traditionnel).

Évaluation des risques

Évaluer la fréquence et la dimension de toutes les sources potentielles de risques naturels (géologiques, météorologiques ou hydrologiques) dans la zone. S'assurer que la conception des infrastructures est résiliente au scénario d'aléa le plus probable. Les études universitaires et les cartes des risques existantes peuvent fournir des informations pour l'évaluation des risques. Toutefois, en fonction des dangers prédominants et du site, il peut être nécessaire de procéder à une analyse des risques spécifique au site. Les effets secondaires des catastrophes locales (par exemple, les glissements de terrain dus à des pluies excessives ou à des tremblements de terre) doivent être anticipés et pris en compte.

Capacités organisationnelles et modalités de fonctionnement

Avant de déterminer " qui fera quoi ", il est pertinent d'analyser les capacités et le mandat de la Société nationale hôte et de la Société nationale partenaire. En fonction des capacités identifiées, la Société nationale hôte peut décider de mener des projets uni-, bi- et/ou multilatéraux. Les projets uni-, bi- ou multi-latéraux peuvent également impliquer de travailler en collaboration avec d'autres organisations d'aide et/ou les autorités gouvernementales. Une fois la modalité opérationnelle décidée, et les termes et conditions négociés, assurez-vous qu'un accord ou un protocole d'accord (MoU) couvrant tous les détails soit signé entre les parties concernées.

Ressources humaines

Tout le personnel doit connaître la culture et les traditions locales, les besoins locaux et être expérimenté dans les techniques (ingénierie) à utiliser pour la mise en œuvre du programme.

Définir les rôles et les responsabilités

Définir les rôles et les responsabilités du personnel et des organisations impliqués dès le début (c'est-à-dire dans les évaluations, la conception et le choix de l'emplacement des infrastructures appropriées, l'application de la conception et le contrôle de la qualité de la construction, de l'exploitation et de la maintenance). Mettre en place un système de consultation et de collaboration avec les ingénieurs locaux, les entrepreneurs, les consultants, le gouvernement, les autorités locales et la communauté affectée.

Système de gestion de l'information

Veillez à ce qu'un système systématique de classement et d'archivage électronique et sur papier soit en place.

Protocole d'accord (MoU)

Le protocole d'accord (MoU) établit un cadre de collaboration entre les principales parties prenantes en exprimant clairement les objectifs communs des parties qui concluent le protocole d'accord (MoU). Il peut y avoir un protocole d'accord global pour l'ensemble du programme ainsi que des protocoles d'accord plus spécifiques pour des projets séparés. Un protocole d'accord (MoU) doit clairement stipuler les points suivants :

- Détails des organisations signataires du protocole d'accord (MoU)
- Objectifs de l'arrangement et buts
- Actions convenues et domaines de soutien
- Stratégies et mécanismes qui seront adoptés pour traiter les questions communes
- Calendrier : la durée du protocole d'accord, c'est-à-dire une date de début et de fin convenue.
- Rôles et responsabilités convenus de chaque organisation
- Passifs et indemnisations
- La désignation de points focaux au sein de chaque organisation
- Un plan de communication et/ou une déclaration de résolution des conflits
- Clause relative à la disponibilité du budget pour des projets et programmes spécifiques.

Examiner la législation et les bonnes pratiques

Se conformer aux codes de construction nationaux/locaux. S'il n'existe pas de codes de construction, effectuez des recherches sur les codes de pratique existants en matière de résistance aux dangers, qui peuvent inclure les éléments suivants :

- Examinez l'historique de l'élaboration du code et le niveau d'inclusion des dangers.
- Analyser la performance des bâtiments et des infrastructures conçus selon les codes lors de précédents événements dangereux.
- Comparez les critères de chargement et de conception aux codes de construction élaborés pour les pays présentant des risques similaires, ainsi que pour les pays voisins ayant des pratiques de construction similaires.
- Examiner les bonnes pratiques internationales, les codes de construction et les directives de conception appropriés aux dangers identifiés et évaluer leur applicabilité.

Déterminer si les codes de construction sont adéquats pour être utilisés dans la reconstruction des infrastructures. Se familiariser avec la législation du gouvernement hôte pour déterminer si les appels d'offres peuvent être ouverts aux entrepreneurs internationaux, y compris les coentreprises.

Examen de la capacité de construction locale

Identifier les pratiques de construction locales pour le type d'infrastructure concerné. Une évaluation rapide peut être effectuée dans le cas d'une nouvelle construction. Une analyse plus détaillée est nécessaire dans le cas d'un projet de modernisation. Les faiblesses des structures et la vulnérabilité des infrastructures aux risques naturels identifiés doivent être évaluées. Cela peut inclure une étude du taux de dégradation de la structure et de ses matériaux dans le temps pour évaluer la résilience face aux aléas prévus. Déterminer la résistance et la durabilité des matériaux des infrastructures existantes ou proposées. S'assurer que les ministères compétents et/ou les autorités locales peuvent entretenir les infrastructures à long terme. Identifier les personnes chargées de la conception et de la construction - ingénieurs, entrepreneurs, consultants - et s'assurer qu'elles respectent les codes. Évaluez les capacités de gestion et d'administration du programme et renforcez-les par une formation ou une expertise extérieure. Évaluez les pratiques de construction locales, leur résistance aux dangers déterminés et le niveau de risque que cela représente.

Sélection du site pour la construction de nouvelles infrastructures

Lors de la signature d'un protocole d'accord pour un projet distinct, assurez-vous que le site a été identifié avant la signature du protocole d'accord. Le site à développer sera généralement défini par le gouvernement local en fonction de la disponibilité, des plans d'aménagement du territoire et de critères économiques. La sélection du site s'appliquera à la construction d'une nouvelle infrastructure ou au remplacement d'une infrastructure qui a été identifiée comme étant dans une zone à risque, selon l'évaluation des risques. Si votre évaluation révèle que le site ne convient pas, n'acceptez pas de reconstruire sur le site. Partagez les résultats avec le gouvernement et renégociez avec lui.

Réhabilitation et reconstruction orientées vers la réduction des risques de catastrophes (RRC)

Créer un projet qui se concentre sur la réduction des vulnérabilités et l'augmentation des capacités pour rendre la communauté affectée plus sûre et plus résiliente. Cela se fait généralement par le biais de mesures structurelles (construction physique pour réduire l'impact potentiel) et/ou non structurelles (politiques, sensibilisation du public, aménagement du territoire, types de construction) entreprises pour minimiser l'impact négatif des risques potentiels.

Initiative respectueuse de l'environnement

Les matériaux locaux doivent être utilisés autant que possible et tant qu'il n'y a pas d'effets négatifs sur l'environnement. Veillez à ce que le programme comprenne des mesures visant à atténuer tout impact environnemental négatif du développement des infrastructures, en particulier à long terme.

Design

Concevoir une solution de renforcement ou de (re)construction durable et socialement acceptable qui réponde aux objectifs de réduction des risques de catastrophe (RRC). Tenir compte des limites financières, des compétences en matière de construction et de la disponibilité des matériaux. Identifier une solution provisoire. S'assurer que les impacts environnementaux et sociaux de la solution proposée sont acceptables. Respecter les codes de construction locaux ou nationaux. Appliquer le principe de "reconstruction plus sûre". Lors de l'évaluation des options technologiques en matière d'infrastructures, évaluez les éléments suivants :

- Tenir compte de la capacité financière et opérationnelle de l'entité responsable de la prestation de services.
- Évaluer les coûts d'investissement, d'exploitation et de maintenance sur la durée de vie du projet.
- Examinez la disponibilité des pièces et des fournitures à long terme.

Taxe de vente et droits d'importation prélevés par le gouvernement

Il peut s'avérer nécessaire d'importer du matériel et des équipements. Négociez des exonérations de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), des reports/renonciations sur les achats et les paiements aux entrepreneurs/consultants. Si les exonérations de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ne sont pas possibles, il est impératif de prendre des dispositions pour pouvoir payer les droits de douane sur les marchandises importées.

Obtenir l'approbation

L'obtention d'approbations de plans peut être un processus long et fastidieux. Il est essentiel d'obtenir les approbations nécessaires auprès des autorités et, le cas échéant, des ministères de tutelle. Le programme doit soutenir ce processus et assurer la liaison avec les autorités compétentes pour accorder l'approbation des plans avant le début de la construction.

Marchés publics et appels d'offres

Suivre les directives relatives à la passation de marchés de travaux et de services pour les projets de construction pour les procédures d'appel d'offres et de passation de marchés. Modalités possibles d'engagement des entrepreneurs :

- Travailler en partenariat avec le gouvernement
- Forme traditionnelle d'appel d'offres (client - consultant - entrepreneur)
- Conception et construction (clé en main).

Consultants et entrepreneurs

Avant de sélectionner des consultants ou de lancer un appel d'offres, il est conseillé de rechercher les capacités disponibles dans le pays après la catastrophe. Les projets d'infrastructure à grande échelle nécessitent l'engagement de grandes entreprises nationales ou internationales, qui peuvent ensuite avoir besoin d'importer de la main-d'œuvre pour mener à bien le projet. Vérifiez la législation nationale pour savoir s'il est permis de faire appel à des entreprises internationales ou d'importer de la main-d'œuvre d'un autre pays. 
Évaluez la capacité de l'entrepreneur potentiel. Cela peut être fait en demandant à l'entrepreneur de fournir :

- Un rapport sur les projets récents réalisés par la société
- Références d'anciens clients
- États financiers prouvant que l'entreprise est financièrement solvable
- Licences - documents d'enregistrement du gouvernement
- Assurances
- Curriculum vitae et profils du personnel à temps plein et des principaux contractuels.

Rôle des consultants
Des consultants, de préférence locaux, doivent préparer des plans qui soient acceptables pour les bénéficiaires. L'engagement des consultants dépendra de la méthode d'appel d'offres proposée. En fonction de la taille et de la nature du projet/programme, plusieurs consultants peuvent être nécessaires au cours du projet, notamment des architectes, des urbanistes et des ingénieurs. En l'absence de personnel qualifié pour la conception, d'autres sources devront être consultées :

- L'utilisateur final doit apporter une contribution plus importante.
- Si la Société nationale d'accueil dispose d'un département d'ingénierie, elle peut avoir du personnel technique qui peut contribuer.
- Le personnel technique du cluster peut être une source d'orientation.

La conception finale doit être approuvée par le gouvernement.

Construction

La qualité de la construction post-catastrophe ne doit pas compromettre l'intention de conception. Établissez des procédures d'inspection multidisciplinaire et vérifiez les spécifications des travaux tout au long du processus de construction de la manière suivante :

- Tester les matériaux et vérifier le respect des directives de conception.
- Assurer la mise en œuvre des systèmes d'assurance qualité.
- Maintenir une bonne communication avec les entrepreneurs et les consultants tout au long du cycle du projet.
- Veiller à ce que le suivi se fasse tout au long du cycle du projet.
- Veiller à ce que le client soit proactif dans la gestion des obligations de l'entrepreneur et du consultant avec le client.

Achèvement final des travaux

Préparez à l'avance la finalisation du contrat avec les entrepreneurs :

- Plans de construction.
- Manuels d'utilisation.
- Remise des documents clés à l'utilisateur final.

Maintenance et transfert

Il est crucial que l'utilisateur final, qui sera finalement chargé de l'entretien de l'infrastructure, soit impliqué dans les décisions et les discussions relatives à la reconstruction. Il est essentiel de s'assurer que l'infrastructure construite est durable et peut être entretenue correctement par l'autorité compétente après sa remise. Veillez à ce que l'exploitant de l'installation soit informé de la période de responsabilité des défauts (DLP).

Suivi et évaluation

Évaluer l'adéquation du système d'infrastructure routière restauré et le succès du projet dans son ensemble. Cette évaluation doit comprendre l'évaluation de :

- Fonctionnalité, acceptabilité sociale et durabilité
- Coût du projet par rapport aux avantages potentiels d'une conception à l'épreuve des dangers lors d'événements futurs, aux compétences fournies aux constructeurs et à l'introduction de nouvelles directives de construction.
- Rapport sur la performance de l'infrastructure dans le cadre de tout événement dangereux qui s'est produit.

Les enseignements tirés du renforcement de la résilience aux aléas doivent être résumés, partagés et mis à profit pour les projets futurs.